Les conseils d’Eurotunnel pour organiser une convention annuelle collaborative

Les conseils d’Eurotunnel pour organiser une convention annuelle collaborative


Celine Carreras Chaque année, la direction réunit ses managers lors du Management Forum Eurotunnel. L’édition 2015 qui a eu lieu le 16 Mars a été l’occasion d’adopter un nouvel outil collaboratif : l’application mobile ConnexMe. Les organisateurs souhaitaient rendre les participants actifs, faciliter les échanges et le travail en groupe. Céline Carreras, Responsable communication interne, nous fait part de son expérience sur l’utilisation de ConnexMe lors de ce grand rassemblement interne annuel.

“Pour que les participants échangent, retiennent et contribuent il fallait que le format de l’évènement soit collaboratif”

L’objectif de l’évènement était multiple. Nous souhaitions que les participants réfléchissent au plan stratégique présenté par la direction et également qu’ils se rencontrent et prennent l’habitude de travailler ensemble. Le format de l’évènement alternait donc entre présentations magistrales et ateliers de travail en groupe. Il était important pour nous d’organiser un évènement collaboratif. Nous avons donc adopter pour la première fois l’application mobile Evenium ConnexMe.

“Organiser des votes via ConnexMe en amont de l’évènement permet d’immerger les invités dans l’évènement et de complier des données pour le jour J”

Deux semaines avant le début de l’évènement, nous avons envoyé quotidiennement des questions par email aux participants les invitant à y répondre via ConnexMe.
Faire participer les invités avant même le début du Management Forum était l’occasion pour eux de prendre en main l’application afin qu’ils soient à l’aise avec l’outil lors de l’évènement. Cela nous a aussi permis de compiler du contenu qui a été repris dans les présentations des différents responsables de service faites le jour J.

“Avec ConnexMe nous avons amené une dimension collaborative aux présentations des plénières mais aussi aux ateliers de travail en groupe”

C’était la première fois que nous utilisions un outil qui apporte une dimension collaborative à notre évènement. Lorsque nous avons choisi l’application ConnexMe nous pensions l’utiliser seulement lors des présentations magistrales pour faire remonter les commentaires des participants à l’écran. Finalement nous sommes allés plus loin. Le cabinet de conseil avec lequel nous avons travaillé pour organiser l’évènement nous a suggéré d’utiliser ConnexMe pour animer les workshops. Nous avons donc organisé beaucoup de votes via l’appli durant ces ateliers.

Durant les workshops, nous avons regroupés les participants par table de 6 à 8 personnes. Nous avions 40 tables au total avec un iPad au centre de chacune d’entre elles. Les participants étaient invités à réfléchir à l’une des quatre thématiques proposées (“comment prendre des responsabilités” etc.). Chaque table proposait ensuite sa réponse via l’application ConnexMe. Les différents retours sur les quatre thématiques étaient ensuite compilés et présentés sous forme de nuage de mots. A la fin de l’évènement, les responsables des départements concernés ont commenté les propositions formulées par les participants.

“Un outil intéressant pour récolter le contenu produit durant l’évènement”

A la fin de l’évènement, le cabinet de conseil qui co-organisait l’évènement a pu utiliser les données récoltées dans ConnexMe (résultats des votes etc.) pour faire un compte-rendu de l’évènement. L’appli est un très bon outil pour récolter de la data.

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