Les conseils de BNP Paribas pour dynamiser un évènement annuel

Les conseils de BNP Paribas pour dynamiser un évènement annuel


Weber Lucille_4Comment dynamiser un grand rassemblement annuel ? Comment faire participer activement les invités ? Découvrez le témoignage de Lucille Weber, Head of Group Risk Management Communications chez BNP Paribas.

– Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur l’évènement que vous venez d’organiser ?

Le Séminaire de la Direction des Risques est un évènement annuel rassemblant les managers du monde entier. Près de 375 personnes ont été conviées du 20 au 22 Mai 2014 au Campus les Fontaines à Chantilly en France.

– En quoi cette édition a-t-elle été différente des précédentes ?
On a souhaité créer un pont entre les intervenants et l’audience, faire participer activement les invités et les faire networker facilement. Pour tout cela nous avons utilisé l’application d’interaction et de networking Evenium ConnexMe.

– Est-ce la première fois que vous utilisiez un outil de ce type ? Pourquoi avoir choisi cette appli ?
Non ce n’était pas la première fois, nous avions déjà utilisé différentes technologies auparavant pour rendre nos évènements plus interactifs. L’année dernière, nous avions mis en place un système permettant aux participants de poser des questions par SMS. Nous avions également essayé des boîtiers de vote pour faire participer les invités. Cette année nous cherchions un outil plus efficace et avons pensé à utiliser une application mobile. Evenium nous a proposé l’appli ConnexMe. On travaille avec Evenium depuis plusieurs années – Nous utilisons la plateforme Facility pour gérer les invitations et les inscriptions à différents évènements. Au cours d’autres manifestations nous avons eu l’occasion d’utiliser une autre application, nous avons donc comparé les deux et choisi ConnexMe qui offre plus de fonctionnalités. D’autant que l’appli ConnexMe n’a besoin d’aucun équipement spécifique pour être mise en place, c’est très facile.

– Comment avez-vous présenté aux intervenants ?
L’application est très facile à mettre en place. Nous n’avons d’ailleurs pas eu besoin de la présenter en amont de l’évènement aux intervenants. On en a parlé de manière très informelle le jour de l’évènement. L’équipe de communication en charge de l’organisation du séminaire avait préparé des questions pour animer les sessions, c’était transparent pour les intervenants, ils n’ont rien eu besoin de faire.

– Les participants ont-ils facilement pris en main l’appli ?
Comme c’était la première fois que nous proposions cet outil nous avons pris plusieurs mesures pour expliquer aux participants comment se connecter et utiliser l’appli. L’évènement débutait le mercredi matin, nous leur avons donc envoyé un mail présentant l’appli le lundi. Soit seulement deux jours avant l’évènement. Lors de leur arrivée le jour J, nous avons distribué des fiches de présentation de l’application aux participants. Les hôtesses à l’accueil de l’évènement avaient été briefées pour répondre aux questions des participants concernant l’application et éventuellement les aider à se connecter. Nous avons également projeté des slides en début d’évènement.

– En tant qu’organisateur, comment avez vous utilisé cet outil ?
Nous avons utilisé ConnexMe pour informer directement les participants. Nous avons créé un profil générique pour poster toutes les informations pratiques (telles que “reprise de la session plénière”) dans la partie “Live Feed” de l’app. Nous aurions pu également utiliser des notifications push mais nous ne l’avons pas fait, la prochaine fois peut être !
Je tiens à souligner que, même si la mise en place de l’appli est simple, nous avons choisi d’être épaulés par un chef de projet Evenium et c’était particulièrement utile de nous accompagner dans cette première expérience.

– Est-ce que vous avez l’intention d’utiliser ConnexMe lors de vos prochains évènements ?
Les participants de l’événement ne sont pas des « digital natives » pourtant ils ont très bien pris en main et utilisé l’appli. Lors de l’évaluation post event plus de deux tiers des participants ont affirmé avoir apprécié l’appli donc on continuera à l’utiliser lors de nos prochains évènements !

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