Comment organiser des formations internes efficaces

Comment organiser des formations internes efficaces


 

Marie_GranvillainMarie Granvillain, Project Manager Officer à Capgemini University, est en charge de l’organisation des formations internes de CapGemini. Elle s’occupe notamment de la Consulting Week, formation organisée une fois par an pour les consultants du groupe.

Voici son intéressant retour d’expérience sur l’organisation des formations internes.

 

Pouvez-vous nous présenter rapidement l’évènement que vous avez organisé cette année ?

Chaque année CapGemini réunit pendant une semaine environ 600 participants, sélectionnés parmi les 3000 consultants du groupe. On appelle cet évènement la Consulting Week. L’évènement se déroulait sur le site Les Fontaines à côté de Paris, du 25 au 30 Août 2013. L’objectif est de former les consultants et de leur communiquer les dernières informations importantes du Groupe.

L’évènement était composé de sessions plénières auxquelles tout le monde assistait et de cours en plus petits comités.

Selon vous, comment organiser une formation interne efficace ?

Le but est que les participants retiennent les informations que nous leur communiquons. Pour cela nous pensons qu’il faut les faire participer et communiquer un maximum. Il faut pouvoir répondre à toutes leurs questions et également leur permettre de se répondre entre eux. Il faut que les consultants en formation soient partie prenante de l’évènement, qu’ils participent activement.
Nous jugeons du succès de la formation et de l’évènement en posant une quarantaine de questions aux participants à la fin de l’évènement. Le but est de juger de la qualité du contenu, de l’organisation et de nous améliorer en permanence.

Mais une formation interne efficace c’est aussi pouvoir gérer la communication entre les organisateurs et les participants. Il y avait plus de 600 participants, nous devions nous assurer qu’ils aient accès à toutes les informations logistiques utiles, pouvoir communiquer facilement avec chacun d’entre eux.

Vous souhaitiez donc rendre votre évènement interactif, comment avez-vous fait ?

Nous avons mis à la disposition des participants l’application d’interaction et de networking Evenium ConnexMe. Ce n’était pas la première fois que nous l’utilisions lors de nos formations. Les participants et les intervenants commencent à s’habituer à l’outil.
L’application est utilisée par les participants pour communiquer, échanger, réagir et partager de l’information. Elle permet également aux invités de voir qui est là, leur profil. Elle permet de rester en vase clos, de créer une communauté autour de l’évènement.

Pour nous, organisateurs, l’application nous permet de diffuser de l’information formelle et informelle aux participants. Nous poussions environ 6 informations chaque jour via l’appli.

L’utilisation d’un tel outil va dans le sens d’une volonté de développement digital de notre groupe. Nous utilisons déjà le réseau social d’entreprise Yammer en interne. Lors de nos formations, les collaborateurs sur site utilisent maintenant l’application ConnexMe.

Comment avez-vous fait pour que tout le monde – invités, intervenants – adoptent l’application ?

Avant l’évènement, nous organisons un Kick-off meeting virtuel. Nous y présentons l’évènement à venir et nous en profitons pour parler de ConnexMe.
Ensuite, entre 8 jours et 4 jours avant le début de l’évènement, un email est envoyé aux participants dans lequel nous reparlons des détails logistiques et de l’application.
Enfin, des sondages sont lancés souvent au début de l’évènement pour être sur que tous les participants ont bien l’appli sur leur téléphone ou leur tablette.

Concernant les intervenants, une équipe événementielle interne les briffe avant le début de l’évènement. Elle s’occupe également de présenter l’application au maître de cérémonie (l’animateur). Il y a un vrai travail de sensibilisation avant le début de l’évènement. On ne se contente pas de leur présenter l’application, on les conseille pour savoir quelles questions poser avec l’appli en fonction de leur présentation, comment rendre leur présentation interactive etc.

Comment votre équipe utilise l’outil lors de l’évènement ?

Pour toutes les sessions importantes, il y a une personne dédiée ConnexMe. Elle sélectionne les commentaires pertinents et les envoie à l’écran. Elle répond directement à certaines questions et oriente le speaker.
Tout au long de l’évènement, nous avons une “équipe ConnexMe” interne qui s’assure que l’application est bien utilisée et règle les éventuelles problèmes de connexion.

Quels conseils donneriez-vous à ceux qui souhaitent rendre leur formations participatives et interactives ?

Utiliser l’application ConnexMe est un excellent moyen de rendre les formations interactives et participatives. Mais pour que cela soit un succès, je recommande d’encadrer et de soutenir son utilisation au maximum. Il faut un vrai travail de sensibilisation en interne, que ce soit pour les participants ou pour les intervenants. Ce n’est pas pour rien que nous avons une équipe dédiée ConnexMe. Alors oui, c’est du travail, mais honnêtement ça en vaut la peine !

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Nous espérons que ce témoignage vous a été utile. Nous remercions chaleureusement Marie Granvillain pour ce retour d’expérience trés enrichissant.

Retrouvez plus d’informations sur l’application d’interaction et de networking Evenium ConnexMe sur notre site internet.

 

L’équipe Evenium