Rencontre d’expert : Sylvie Lachkar, Sales Education Lead chez SAP

Rencontre d’expert : Sylvie Lachkar, Sales Education Lead chez SAP


Sylvie_LachkarSylvie Lachkar, Sales Education Lead chez SAP, a activement participé à l’organisation du FKOM, l’évènement annuel de l’entreprise rassemblant plus de 5000 personnes. Nous avons eu l’occasion de la rencontrer dans les bureaux parisiens de SAP pour recueillir son témoignage sur l’organisation de l’évènement.

Pouvez-vous nous présenter rapidement l’évènement que vous avez organisé ?

Chaque année SAP réunit pendant une semaine l’ensemble des équipes européennes de notre entreprise, soit plus de 5000 personnes. Cette année, l’évènement se déroulait à Barcelone du 21 au 25 Janvier 2013 et le programme était plutôt dense : lors des 3 premiers jours, présentations stratégiques et informations plus ciblées se sont succédées – il y avait près de 300 intervenants sur place ! – alors que les 2 derniers jours étaient consacrés aux formations et aux réunions d’équipes ou de pays.

Cette année nous souhaitions rendre l’évènement interactif afin de renforcer les échanges et afin que les participants soient moins passifs. Je trouve qu’on oublie souvent que lorsque l’auditoire est actif, il intègre mieux les informations !

Comment avez-vous sélectionné l’outil pouvant rendre l’évènement interactif ?

Mon équipe et moi-même avons fait des séances de brainstorming pour savoir quels types d’actions et d’outils nous pouvions mettre en place. Nous avons pensé à organiser des jeux etc. C’est d’ailleurs ce que nous avons fait, mais cela ne peut être mis en place que sur des évènements regroupant peu de participants. Or, nous avions besoin d’un outil qui pouvait être déployé dans 48 salles et pour 5000 personnes !

Une de mes connaissances m’a alors parlé d’un outil qu’elle avait pu utiliser lors de l’IT for Business Forum l’année dernière à Deauville : l’application Evenium ConnexMe. J’ai contacté Evenium afin de connaître l’outil, j’ai eu une démonstration produit et je me suis aperçue que c’était exactement ce qu’il nous fallait.

Ma direction m’a fait confiance sur le choix de l’outil, j’avais carte blanche, mais cela a été d’autant plus rapide que ConnexMe répondait parfaitement à nos besoins. De plus c’était simple d’utilisation. Il y avait peu de choses à implémenter.

Les grandes forces de ConnexMe sont sa facilité d’utilisation et de mise en place, il n’y a pas besoin de matériel spécifique et ça marche sur tout type d’appareil !

Comment avez-vous fait pour inciter les intervenants à utiliser l’application Evenium ConnexMe lors de leur présentation ?

La communication est la clé du succès, il faut présenter l’application avant même le début de l’évènement. FKOM étant un évènement « européen », les speakers se trouvaient dans différents pays ce qui rendait la tâche délicate.

J’ai donc commencé par les former à distance, via vidéoconférence. Avec l’aide d’Evenium, j’ai pu organiser une dizaine de démonstrations pour présenter le produit et répondre aux questions. J’ai également créé un guide écrit sur l’interactivité.Tout s’est bien passé, nous avons eu environ 898 commentaires postés. Il a une grande richesse dans la qualité des commentaires postés sur grand écran.

Une fois sur place, un jour avant le début de l’évènement, nous avons organisé une réunion sur site avec les intervenants pour montrer l’outil, son fonctionnement etc. Nous avons également envoyé un message à tous les speakers pour leur rappeler d’utiliser ConnexMe. Par mégarde nous avons envoyé cet email à l’ensemble des intervenants, y compris les VIP (notre Président etc.) qui n’avaient pas été informé avant des modalités d’utilisation de l’appli. Certains des intervenants VIP, comme Eric Duffaut, Président SAP Global Ecosystem Channels, m’ont alors contacté pour me dire qu’ils souhaitaient utiliser l’application. Ce dernier a choisi de démarrer sa session par des votes qu’il a commentés pour introduire son discours.

Donc finalement, les intervenants se sont appropriés l’application ?!

Oui complètement ! Certains intervenants ont même basé leur présentation sur l’utilisation de ConnexMe. D’autres, qui n’avaient pas été formé l’ont tout de suite adopté. C’est le cas de notre Président qui, lors de sa présentation avec le Chief Officer devant les MD, s’est beaucoup amusé avec l’app : il regardait toutes les questions et demandait à mettre celles qui lui semblaient pertinentes sur grand écran.

Il est intéressant de voir à quel point on peut réagir à la dernière minute, j’ai pu organiser des sondages directement pendant les présentations depuis le back-office de l’application.

Lorsqu’il y a avait plusieurs intervenants sur scène, celui qui ne parlait pas devenait un véritable animateur, il regardait les questions, les affichait en plein écran. Cela a créé encore plus d’interactivité pendant l’évènement.

Comment avez-vous informé les invités qu’ils avaient un tel outil à disposition ?

Il me semblait important que les participants téléchargent l’application avant de venir sur l’évènement pour qu’ils soient prêts à l’utiliser lors de leur arrivée.

Promouvoir l’application auprès des participants était critique. Un email personnel a été envoyé à l’ensemble des invités et dès qu’il a été reçu, nous avons eu plus de 2000 inscriptions !
Une fois l’application installée par les participants, nous pouvions communiquer directement avec eux. Nous avons d’ailleurs constaté que les participants ont beaucoup utilisé l’application, notamment pour discuter entre eux, alors même qu’ils utilisent peu le réseau social interne à l’entreprise.
En parallèle, nous avons collecté l’ensemble des présentations des speakers et y avons rajouté un slide présentant l’application au début de chacune des présentations.
Le premier jour de l’évènement, j’ai aussi fait « faire de la gym » à la salle : j’ai demandé à tous ceux qui avaient un iPad, iPhone etc. de lever la main, ensuite j’ai demandé à tous ceux qui n’avaient pas pu installer ConnexMe de garder la main levée pour mieux les identifier. Je leur ai rappelé de l’installer et c’est ce qu’ils ont fait.
Avez-vous rencontré des problèmes d’installation ou des problèmes techniques ?
Il n’y a pas eu de problème technique, la seule inquiétude était de savoir si les speakers allaient savoir utiliser l’application. Souvent il n’y avait pas de régie, ils devaient s’en occuper eux même et c’est ce qu’ils ont fait car l’application marche toute seule, c’est très facile !

Par contre, il faut faire attention à l’accès au WiFi. Nous avions une trentaine de bornes WiFi et pas de possibilité d’augmenter ce nombre. Malheureusement, cela n’était pas suffisant pour permettre une bonne qualité de connexion dans les salles principales. Nous avons donc du revoir à la dernière minute l’ensemble du plan d’installation pour réorganiser le positionnement des bornes.

Qu’est ce qui vous a le plus surpris ?

Au début, certaines personnes de l’équipe organisatrice de l’évènement avaient peur que les participants et les speakers n’adhèrent pas à l’application et ne l’utilisent pas. Je n’ai pas compris pourquoi ils étaient sceptiques et j’ai eu raison car ils ont été très contents de l’outil et de l’utilisation qui en a été faite !

Avez-vous un conseil pour les personnes qui souhaitent utiliser ConnexMe ?

Oui, j’ai deux conseils. Tout d’abord, communiquer ! C’est indispensable pour que l’application soit correctement utilisée et adoptée par les participants. De plus, pour un évènement de la taille de FKOM (5000 participants, 48 salles, 300 intervenants) la présence d’un consultant sur site est indispensable.