Réalisez des évènements mémorables à moindre coût

Réalisez des évènements mémorables à moindre coût


                 Les budgets communication des entreprises sont en baisse. Soucieuses de maîtriser leurs dépenses en ces temps incertains, elles réduisent les actions de communication comme peau de chagrin. La communication évènementielle arrive à sauver la majorité de ses plumes : bien que les budgets alloués soient réduits, le nombre d’évènements organisés stagne (source : Anaé). En clair, les entreprises sont conscientes de la nécessité d’organiser des évènements, notamment en interne, mais elles y consacrent moins de budget. D’où le challenge que doivent relever les organisateurs d’évènement : comment organiser, à moindre coût, des évènements attrayants, surprenants et mémorables ?

Se recentrer sur l’essentiel
Même si votre évènement paraît intéressant, tous vos invités – sans exception – vont se demander s’ils doivent se déplacer pour y participer. Dans un contexte économique morose, où les frais de transports sont réduits et le temps précieux, la présence physique à un évènement est plus que jamais réfléchie. D’autant que la plupart des grands évènements sont filmés et peuvent être suivis en live ou visionnés par podcasts. Mais suivre un évènement ne veut pas dire y participer ! Il est impossible de poser des questions en direct aux présentateurs ou encore d’échanger avec ses pairs. Comment donc attirer les participants ? Montrez que leur présence compte ! Gardez en tête ce qui motive les invités à venir assister à un évènement : ils souhaitent apprendre, interagir, participer, se faire connaître, faire entendre leurs idées. Comment répondre à tous ces besoins ? Proposez une expérience interactive et unique à vos invités.
Le futur de l’évènementiel sera participatif ou ne sera pas !

Comment rendre votre évènement participatif ?
1. Le vote pour tous
Organiser des votes permet de garder son auditoire alerte et captivé. Mais nous savons tous que la location de boitiers de vote est onéreuse. Une nouvelle solution existe maintenant, beaucoup plus flexible et beaucoup moins cher : faire voter les participants grâce à leur smartphone. Le principe est simple, les organisateurs proposent une application mobile à leurs invités pour qu’ils puissent interagir et voter durant l’évènement. Les intervenants peuvent alors préparer leurs questions en avance, ou le jour J (hé oui, quand on vous parlait de flexibilité !), et les affichent directement sur l’écran de projection. Les participants voient la question s’afficher sur leur smartphone , ils n’ont qu’à choisir leur réponse. Ces application mobiles d’interaction sont proposées à des prix très abordables. Elle sont une vraie valeur ajoutée pour les intervenants qui surfent sur les réponses pour illustrer leurs propos et voir les participants s’imprégner durablement de leurs messages.

2. Ecoutez l’opinion des participants
Lorsque l’on participe à une formation ou à une conférence, on sent l’ambiance de la salle. Celle-ci peut passer de l’enthousiasme à la somnolence en un rien de temps si la présentation n’est pas adaptée ou si elle s’éternise. Grâce à de nouveaux outils, les participants peuvent donner leur opinion en direct à l’aide d’une appli mobile : « j’aimerais que vous développiez davantage cette idée » ou « pas besoin de s’épancher plus sur le sujet, passons à autre chose » ou encore « je suis d’accord ». Dès lors, le présentateur sait ce qu’il doit écourter ou, au contraire, développer dans sa présentation.
En prenant en compte les retours de la salle, vous saurez précisément ce qui a marché dans votre évènement.

3. Organisez des ateliers
Au cours d’un évènement de petite taille, le présentateur peut proposer aux participants de travailler en groupe sur un sujet précis. Il synthétise ensuite les réponses et utilise les retours de l’assemblée pour illustrer ses propos. En devenant actif, chaque invité s’approprie le sujet, se souvient des messages et devient un ambassadeur du sujet.
Vous pouvez également proposer des ateliers ludiques. N’oublions pas qu’on s’investit mieux lorsque l’on s’amuse. Et ces moments facilitent les échanges entre participants et donc le networking.

4. Ecoutez pour s’adapter
Donnez la possibilité aux invités de s’exprimer durant l’événement. N’attendez pas les rituels des questions/réponses pour entendre les commentaires des invités. Donnez leur la possibilité de s’exprimer tout au long des présentations. Pour cela, des appli mobiles évènementielles donnent la possibilité aux participants de poster des commentaires en live durant tout l’évènement.

           En faisant participer les invités vous rendez sa mission première à la communication évènementielle : rassembler les hommes et créer un espace de communication. Tout le monde est gagnant, les intervenants enrichissent le contenu de leurs présentations, les participants sentent leur valeur ajoutée à venir assister à l’évènement, l’organisateur apporte un vrai plus à tous. Je l’affirme : le futur de l’évènementiel sera participatif ou ne sera pas. D’autant que les nouveaux outils vous permettent de démontrer l’engagement des participants, vous savez quelles sont les présentations qui ont le mieux fonctionné et pouvez donc même calculer le ROI de l’évènement.