Lorsqu’il s’agit d’organiser des événements d’entreprise pour les membres du conseil d’administration, les VIPs ou les membres d’une équipe, vous sentez-vous parfois un peu coincé?
Les petits événements d’entreprise souffrent souvent du syndrome de l’enfant du milieu: négligés ou sous-estimés par rapport à leurs frères et sœurs, les grands événements ou réunions de plusieurs jours qui rassemblent des milliers de participants.
Mais peu importe qu’il s’agisse d’une importante réunion où il faut faire les choses en grand, ou d’un petit séminaire d’une journée pour les 50 vendeurs les plus performants, la réussite d’un petit événement d’entreprise demande autant d’organisation et de préparation qu’un grand événement, juste à une échelle légèrement différente.
Beaucoup d’organisateurs utilisent déjà la technologie événementielle pour les aider à planifier et gérer leurs grands événements ou réunions importantes. Rien n’empêche de l’utiliser aussi pour les plus petits événements.
Voici trois façons d’utiliser la technologie événementielle afin de surmonter le syndrome de l’enfant du milieu qui touche généralement les petits événements d’entreprise.
Réunions du Conseil d’Administration
Les dirigeants d’entreprise sont généralement très occupés et n’ont donc pas le temps de suivre ou de gérer plusieurs versions des présentations et documents importants.
Le fait d’utiliser votre application événementielle comme source digitale unique permet aux dirigeants – et à vous – de rester au courant des dernières versions de tous les documents importants pour les réunions du conseil d’administration.
Télécharger tous les documents et présentations sur une appli comme ConnexMe permettra aux membres du conseil d’avoir les dernières versions à portée de main. La réunion deviendra alors plus productive puisque plus de temps sera passé à discuter d’idées et d’initiatives importantes, plutôt qu’à rechercher des documents dans une boîte e-mail saturée.
L’outil Collaboration visuelle crée des présentations plus vivantes. Les membres du conseil pourront utiliser l’appli pour ajouter ou surligner du contenu et les annotations pourront être partagées avec tous sur le grand écran.
Si vous utilisez déjà la technologie pour gérer le contenu d’autres événements, faites-en de même pour vos réunions du conseil d’administration. Vos dirigeants apprécieront cette approche simplifiée et les efforts que vous faites pour leur simplifier la vie.
Les séminaires incentives
L’un des grands avantages d’une appli événementielle est la fonction réseautage qui encourage les participants à se parler avant un événement.
Si vous réunissez des membres d’équipe venant du monde entier, pourquoi ne pas en faire de même pour vos séminaires incentives? Utilisez votre application pour encourager le réseautage pré-événement. C’est une façon idéale et simple pour les participants de faire connaissance et éventuellement de mettre en place des réunions individuelles pour discuter de leur travail.
Le fait d’utiliser une appli événementielle pour l’accueil et l’enregistrement des participants constitue également un moyen parfait pour que vos invités se sentent traités comme des VIPs. Pas besoin d’imprimer de listes ou de badges. Accueillez tout simplement vos invités lorsqu’ils arrivent et cochez leurs noms dans une appli d’accueil digital des invités comme OnSite pour suivre le nombre de participants.
Avec des fonctionnalités telles que le réseautage pré-événement ou l’accueil et enregistrement sur place, les applis événementielles facilitent aussi la gestion et l’organisation des séminaires incentives.
Événement de valorisation des équipes
Il n’y a rien de pire que de planifier un événement visant à remercier votre équipe pour son travail assidu, et qu’il y ait un problème lors de l’envoi de tous les détails importants sur l’événement aux invités.
Plutôt que de passer du temps à mettre en place un email d’invitation, une page web de l’événement ou un site internet, des emails de confirmation et des notifications de rappel, gérer tous ces détails devient un jeu d’enfant lorsque vous tirez profit des fonctionnalités de votre appli événementielle.
Autres avantages? Une appli événementielle simplifie l’envoie de sondages pour savoir quelles activités ou quels sujets intéressent les participants. Les fonctions de réseautage de l’appli permettent également de maintenir les nouvelles connexions après l’événement.
La technologie événementielle permet d’organiser et de gérer des événements de toutes tailles facilement et avec le moins de stress possible. Il n’y a aucune raison que les plus petits événements d’entreprise soient laissés pour compte et souffrent du syndrome de l’enfant du milieu.
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