Nos conseils pour mesurer efficacement le succès de votre évènement

Nos conseils pour mesurer efficacement le succès de votre évènement


La mesure de la réussite d’un évènement, exposition, séminaire ou d’une conférence, permet d’identifier les points à améliorer lors de la planification des prochaines éditions. Mais pour calculer le ROI réel de votre évènement, il convient de mettre en place des critères d’évaluation précis et adéquats. Quels critères prendre en compte ? Voici nos conseils.

Encore peu d’entreprises évaluent réellement leur évènement

Comme le constate Benoit Volatier d’Occurence « ll y a une réticence de la part d’agences qui se disent si les résultats sont mauvais je vais perdre mon job ». Pourtant c’est une démarche nécessaire pour améliorer vos futurs évènements. Encore faut-il prendre en compte les résultats de l’évaluation. La question à se poser est donc : Êtes-vous prêt à changer ? Si oui, nous ne pouvons que vous conseiller de mettre en place les outils nécessaires pour calculer la réussite de votre évènement.

Définissez des indicateurs précis en amont de l’évènement

Quels critères d’évaluation doit-on prendre en compte ? Cela dépend de l’objectif de votre évènement : présenter votre plan stratégique à vos tops managers ? Séduire de nouveaux clients ? Former vos collaborateurs ? Motiver vos équipes ? Selon la nature de votre évènement, les critères d’évaluation à mettre en place peuvent être multiples, en voici quelques-uns.

La fréquentation de l’évènement

Voici le premier critère auquel on pense : comptabiliser le nombre de participants. Vous pouvez également comparer le nombre de personnes présentes au nombre d’invités. S’il est plutôt facile de savoir combien d’invités ont confirmé leur participation, il n’est pas toujours évident de suivre leur venue le jour J. Pour cela, des outils sont à votre disposition, comme l’application OnSite, pour scanner l’invitation des invités à leur arrivée à l’évènement et suivre en temps réel le nombre de participants. Vous obtenez également des informations précieuses comme le moment auquel les personnes arrivent, les sessions les plus attendues etc.

La participation et l’investissement des participants

Le succès d’un évènement se juge également au niveau d’engagement de vos invités. Si ces derniers se sont investis, ils retiendront mieux les messages clés de l’évènement et en garderont une image plus positive. Comment juger de la participation de vos invités ? Utilisez une application mobile, du type ConnexMe, pour organiser des votes et permettre aux participants de poster leurs commentaires sur grand écran. Tout au long de l’évènement, vous pouvez suivre en direct le nombre de messages privés échangés entre participants, le nombre questions posées, le nombre de votants etc. À l’issue de l’évènement, vous pourrez utiliser ces données pour connaître quels moments ont le plus captivé votre audience.

Le sentiment des participants

Les critères d’évaluation quantitatifs ne sont pas suffisants pour témoigner du succès de votre évènement. Les données qualitatives sont nécessaires. Ainsi il est fréquent de faire parvenir des formulaires d’évaluation aux participants afin de recueillir leurs impressions. La compilation de ces données a longtemps été chronophage – sans parler du temps passé à relancer les invités pour qu’ils remplissent le formulaire. Bonne nouvelle, maintenant vous pouvez demander à tout moment à vos invités de donner leur avis (à la fin de chaque session, de chaque journée ou encore à la fin de l’évènement) et les données sont compilées automatiquement grâce à des outils tels l’application ConnexMe.

Le rayonnement de votre évènement

Lors d’un évènement externe, le but étant d’attirer le maximum de personnes, le succès réside aussi dans la notoriété de la manifestation. Pour calculer cela, regardez le nombre de retombées presse, de blog posts ou encore les mentions sur les réseaux sociaux. Ce sont de bon indicateurs pour calculer le rayonnement de votre évènement.

En résumé, de nombreux critères existent pour mesurer le succès de votre évènement, à vous de définir en amont ceux qui sont pertinents pour vous. Choisissez les résultats directs, tels que le nombre de participants, de nouvelles pistes de vente, ou des facteurs indirects, tels que l’amélioration de la réputation de votre entreprise, la satisfaction des invités etc. Même si certains sont difficiles à évaluer, de nouveaux outils vont permettent d’affiner le calcul du succès de votre évènement. Alors, vous commencez quand ?

Tags