Les conseils d’Alcatel-Lucent pour organiser un évènement client impactant

Les conseils d’Alcatel-Lucent pour organiser un évènement client impactant


Quand une grande entreprise et une agence événementielle de renom travaillent main dans la main à la réalisation d’un évènement le résultat est parfois remarquable. C’est le cas des Global Executive Partner Days organisés par Alcatel-Lucent Enterprise avec l’agence Venise événements. Corinne Uzan, Events & Conference Manager chez Alcatel-Lucent Enterprise, et Thibault Dougados, directeur associé chez Venise événements, ont accepté de nous faire part de leur expérience. Voici leurs retours.

– Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur l’évènement ?

Corinne Uzan : Nous avons fait appel à l’agence Venise événements pour organiser un évènement réunissant pendant 3 jours – du 10 au 13 février 2014 – nos “key partners” ainsi que les responsables de compte et des membres de la direction Alcatel-Lucent. Au total près de 600 personnes venues des quatre coins du monde étaient présentes.

– Pour cet évènement vous avez choisi d’utiliser une application mobile événementielle, pourquoi avoir fait ce choix ? 

Thibault Dougados : Nous travaillons avec Alcatel-Lucent Enterprise sur plusieurs évènements et depuis plusieurs années, on essaie de proposer des outils nouveaux pour faire vivre une expérience inédite aux participants.
Corinne Uzan : Oui, Venise évènements nous avait déjà proposé l’appli et cet évènement nous semblait propice pour l’essayer. Nous souhaitions créer une communauté autour de l’évènement pour faire participer plus activement les invités.

– C’était donc un outil nouveau pour les participants, comment avez-vous fait pour qu’ils l’adoptent ? 

Corinne Uzan : Oui, c’était un outil nouveau pour les participants, nous avons du les accompagner pour qu’ils en comprennent l’intérêt et qu’ils l’adoptent. Mais les invités ont l’habitude d’utiliser des smartphones donc ça c’est bien passé.
Thibault Dougados : Il y a effectivement eu un travail d’accompagnement. Tout d’abord, en amont de l’évènement, on a envoyé un mail explicatif sur l’appli aux invités. Puis, deux jours avant l’évènement, nous leurs avons fait parvenir un document détaillé, une sorte de “ConnexMe pour les nuls” détaillant l’application. Enfin, lors de leur arrivée le jour J, deux personnes – un chargé de projet d’Evenium et une personne de l’agence – accueillaient les invités et leur demandaient s’ils avaient installé l’application.

– Finalement tout le monde a adopté l’appli ?

Corinne Uzan : Oui ! Les plus “geeks” avaient téléchargé l’app avant même le début de l’évènement et certains avaient commencé à poster des messages via l’app. D’autres ont du être un peu plus accompagnés mais au final 100% des personnes présentes l’ont utilisé !

– Quelles fonctionnalités ont été les plus appréciées ?

Thibault Dougados : En tant qu’organisateur, nous avons beaucoup utilisé les notifications “push” afin d’envoyer des rappels aux invités, tels que “La réunion commence dans 10 minutes” ou « n’oubliez pas le dress code de la soirée ». C’est assez pratique pour rappeler aux invités le programme et les informations importantes à ne pas rater ! Le vrai plus c’est la partie “Live feed” puisqu’à tout moment, que ce soit lors des plénières ou lors des moments de détente, les participants peuvent voir les commentaires des autres invités.

– Et du côté des participants ?

Thibault Dougados : Les participants ont beaucoup utilisé l’agenda personnalisé ainsi que les messages privés.
Corinne Uzan : C’est vrai, ils se sont envoyés énormément de messages privés, ils se sont “likés” et ont organisé des rendez-vous via l’application. La fonction “networking” de l’app a donc bien fonctionné ! Les années précédentes nous avions organisé des points de rencontre mais l’app est un réel plus.

– Envisagez-vous d’utiliser ConnexMe l’année prochaine sur l’évènement ?

Corinne Uzan : Sûrement et nous aimerions aller encore plus loin avec cet outil, utiliser encore plus de fonctionnalités, comme organiser davantage de votes par exemple.