3/3 – Conseils pour réussir une conférence parfaite

3/3 – Conseils pour réussir une conférence parfaite


 

Le grand jour approche, soignez les derniers détails pour être prêt le jour J. Etablissez une liste précise des dernières choses à faire dans cette dernière ligne droite. Comme vu dans la 1ère partie et la 2ème partie de notre série « Comment organiser la conférence parfaite », vous avez déjà choisi le lieu, les intervenants et le système d’inscription. Tout est presque finalisé mais n’oubliez pas les derniers détails…

Plus que deux semaines avant votre évènement…

Préparez vos intervenants :

– Etablissez un contrat attestant que vous pouvez enregistrer les interventions et utiliser le nom des intervenants dans vos outils de communication.
– Briefez vos intervenants par téléphone et demandez leur une version écrite de leurs présentations pour être sur qu’elles vous conviennent et gardez en une copie au cas où.

Etablissez le programme :

– Déterminez qui accueillera les invités

– Définissez l’horaire et la durée des interventions de chacun. N’oubliez pas de commencer et de finir votre évènement par les interventions les plus impactantes. Cela vous permettra de garder vos invités attentifs et de ne pas les voir partir avant la fin de votre évènement.

– Entre les présentations magistrales, allouez du temps aux workshops, discussions de groupe, pauses café et sessions de questions-réponses. Cela donnez ainsi l’opportunité à vos invités de participer de manière active et d’échanger.

– Prévoyez de donner à tout le monde le programme de l’évènement. Pour cela vous avez deux solutions, soit vous imprimez le programme et le distribuez durant votre évènement, soit vos participants accèdent au programme de l’évènement grâce à l’application ConnexMe. Ils pourront alors accéder au planning avant le début de l’évènement, annoter les interventions qu’ils ne veulent pas rater et s’imprégner de votre programme !

Les détails supplémentaires à ne pas négliger

– Avez-vous besoin de créer un accès VIP pour certains invités?

– Quelle est la procédure à suivre pour qu’il y ai une connexion wifi qui fonctionne ? Les invités doivent-ils utiliser un mot de passe pour se connecter ?

Le jour J

– Vérifier le niveau de batterie de votre matériel électronique et prévoyez des batteries de secours.

– Gardez quelques outils indispensables à portée de main, au cas où (rallonges électriques, scotch, papier, crayon, micro etc.) .

– Avant le début de l’évènement, effectuer des tests (sons, vidéo projecteur etc.) pour que tout fonctionne lorsque vos invités arrivent.

– Assurez vous que les intervenants puissent consulter l’heure afin qu’ils puissent gérer au mieux la durée de leur intervention.

Rappelez vous que pour rendre votre évènement inoubliable, vous devez intéresser et d’impliquer vos invités. Grâce aux nouvelles technologie, il est dorénavant plus facile d’atteindre cet objectif. Une application comme ConnexMe donne ainsi la possibilité aux participants d’échanger entre eux, et avec les présentateurs, de partager du contenu en temps réel, votre évènement devient innovant et mémorable !