Evènements : Dites non aux files d’attentes à l’accueil !

Evènements : Dites non aux files d’attentes à l’accueil !


Le jour J, les participants ont toujours tendance à arriver par vagues et en masse ! Et comme par hasard, la majorité d’entre eux arrivent toujours quelques minutes avant le début des festivités (c’est ce qu’on appelle la loi de Murphy, non ?). Bien évidemment, vous ne souhaitez faire attendre vos invités et leur faire risquer de manquer l’ouverture de l’évènement.

Cela pourrait générer un fort mécontentement et ternirait leur vision globale de votre évènement.  Rappelez-vous que la première impression est la bonne, surtout si elle est mauvaise !
Quel est donc le meilleur moyen d’accueillir vos invités de manière fluide et efficace ?

 

1. Utilisez une solution d’inscription pour connaître vos invités

Préparation et organisation en amont de vos évènements sont les clés du succès.

Pour cela, utilisez un système d’inscription et d’invitation en ligne, comme evenium.net par exemple, qui vous permettra de poser des questions à vos invités : qui sont-ils ?  A quelles sessions participent-ils ? Ont-ils pris le déjeuner ? Etc.

Il est important de savoir qui seront vos participants en amont afin de préparer au mieux leur arrivée (comptoirs, personnels d’accueil, signalétique, goodies, etc.)

Astuce :  Envoyez des e-badges avec QR-Codes à vos participants et demandez-leur de l’imprimer pour le jour J. L’accueil sera simple comme bonjour !

2. Listes de présences = perte de temps…adoptez les nouvelles technologies

Comment être sûr d’identifier facilement et rapidement vos invités à leur arrivée ? Sont-ils VIP ? Ont-ils un paiement en attente ? Bénéficient-ils d’un traitement ou package particulier ?

Imaginez – Armé de tablettes équipées d’une application d’accueil, telle qu’Evenium OnSite, votre personnel pourra contrôler les accès en un clin d’œil.

Il leur suffira de scanner le QR-Code sur les e-badges et de les guider au travers de l’évènement. C’est simple et rapide !

En plus, toutes les informations sont directement synchronisées en temps réel avec votre base de données. Vous obtenez alors une vision globale des statistiques de votre évènement : qui est arrivé ? combien de personnes sont présentes, etc. (Parfait ! Vous pouvez adapter vos activités et vos plans de table). Et vous serez paré contre toute tentative de fraude.

Astuce : identifiez qui ne s’est pas présenté et envoyez des rappels à vos invités. Vous pourrez ainsi baisser votre taux de no-show.

 

3. Éliminez les comptoirs A-F, mettez en place une “ligne de production”

D’expérience, nous recommandons d’organiser les comptoirs d’accueil par thèmes et non par ordre alphabétique. De cette manière, les invités seront mieux répartis entre les différents comptoirs.

Par exemple, créez une section pour ceux qui se sont enregistrés préalablement, une pour ceux qui n’ont pas encore payé et une autre qui s’occupera uniquement des exceptions. Les exceptions sont souvent la cause des longues files d’attente. Les invités attendent leur tour alors que les hôtesses auraient pu enregistrer deux ou trois participants dans l’intervalle.

Par ailleurs, il est toujours du meilleur effet d’avoir un comptoir spécial VIP – vous ne souhaitez sûrement pas faire attendre vos intervenants, sponsors, journalistes, etc. !

Astuce n°1 : Avoir une hôtesse pour chaque tâche s’est avérée être une bonne méthode. Les invités ont moins l’impression d’attendre et, comme chaque membre du personnel a un rôle spécifique, ils peuvent exceller dans leur tâche et accélèrent significativement le contrôle.
Astuce n° 2 : Désignez un membre de votre personnel pour coordonner les files d’attente. Pendant les moments les plus chargés, demandez à votre coordinateur de passer dans les rangs et d’informer, diriger les invités vers le comptoir approprié.

4. Rendez votre personnel heureux

Les applications d’accueil sont d’une simplicité déconcertante ! Vos hôtesses aimeront s’en servir car leur travail sera moins stressant.

Vous n’avez qu’à briefer votre personnel d’accueil la veille de l’évènement et les faire jouer avec l’application. C’est simple et rapide à prendre en main.

Envisagez tous les pires scenarii possibles quelques semaines avant et rassemblez-les dans un document auquel vos hôtesses pourront se référer. Formez-les pour qu’elles puissent répondre à toutes les questions sans avoir à continuellement faire appel à vous (vous avez surement d’autres choses à gérer).

Astuce : Comptez une hôtesse pour 100 invités

 

Utilisez les nouvelles technologies pour optimiser et fluidifier l’accueil de votre évènement. Le travail de votre personnel est simplifié et vos invités vous remercient d’être accueillis comme des VIP. Vous pouvez être sûr qu’ils passeront un agréable moment et seront pleinement satisfaits d’avoir assisté à votre évènement.