1/3 – Conseils pour réussir une conférence parfaite

1/3 – Conseils pour réussir une conférence parfaite


Que vous souhaitiez améliorer vos évènements ou organiser une conférence pour la première fois, il y a plusieurs éléments que vous devez prendre en compte pour en garantir le succès. Dans une série de quatre posts, nous allons vous faire part de nos conseils pour rendre votre évènement unique et mémorable.

Part 1
La Planification – la logistique
N’oubliez pas qu’il n’est jamais trop tôt pour commencer l’organisation de votre évènement. Selon les projets, il faut parfois compter entre 6 mois et un an que tout soit mis en place. Voici les quatre actions prioritaires: 

1. Choisir la date bien à l’avance.

Préalable indispensable, il faut choisir une date. Pour cela, vérifiez qu’aucun autre évènement susceptible d’intéresser vos invités ne soit déjà prévu et bien sur, évitez les jours fériés.
Informez vos invitées dès que possible afin qu’ils puissent se rendre disponibles. En organisant votre évènement avec evenium.net vous pouvez envoyer des invitations personnalisées, vendre des billets  (si votre évènement est payant) et communiquer sur votre évènement via vos réseaux sociaux et vos blogs.

2. Lieu

Le lieu est primordial pour l’expérience de vos invités – si les gens apprécient l’environnement, ils se sentiront plus à l’aise et mieux disposés à la rencontre et au dialogue.
Tout d’abord, déterminez le budget que vous pouvez allouer à la location du lieu de votre évènement.

Ensuite, visitez plusieurs lieux et examinez aussi les environs. Il serait dommage que l’environnement alentour ne soit pas à la hauteur du lieu, n’oubliez pas que c’est ce que vos invités verront en premier. Il serait ainsi dommage que l’on voit un grand chantier en construction lorsque l’on arrive sur place. Cela pourrait non seulement affecter négativement la première impression que vos invités ont de votre évènement mais aussi se révéler bruyant!

3. Les intervenantsToujours obtenir les engagements par écrit

– Lorsque vous choisissez les personnes qui vont intervenir, étudiez leur style tout autant que le contenu qu’ils peuvent apporter afin de vous donnez les meilleures chances de captiver votre public. Regardez les vidéos de leurs présentations passées et soyez très exigeant.
– Une fois que vous avez sélectionné vos intervenants, encouragez les à apporter des contenus exclusifs et à faire une présentation innovante. Après tout, vous voulez que votre conférence se démarque et soit unique!
– Confirmez la liste des intervenants quelques jours avant l’évènement – Il serait mal venu d’avoir une salle pleine d’invités attendant impatiemment quelqu’un qui ne va pas venir.

4. Une système d’enregistrement efficace

– Tous les évènements, quelque soit leur taille, nécessite un système d’enregistrement efficace et un mode de paiement sécurisé.
– Utilisez une billetterie en ligne, comme evenium.net, et vous pourrez personnaliser votre formulaire d’inscription. Par exemple, vous pouvez ajouter des champs tels que des informations sur l’hôtel, le transport etc.
– De plus, les informations sur vos clients sont sauvegardées dans une basse de donnée facilement accessible pour, créer des badges le jour de l’évènement, ou encore rester en contact avec eux après l’évènement.

Le jour de l’évènement, utilisez votre application mobile Evenium pour limiter le temps d’attente lors de l’arrivée.

Restez à l’écoute pour les prochaines posts…