Comment un manque d’engagement peut nuire à votre réunion

Comment un manque d’engagement peut nuire à votre réunion


La participation et l’engagement du public sont considérés comme le remède magique à tous les problèmes des organisateurs d’évènements. Sans participation, il est impossible de réussir une réunion. Cependant, avec toutes les informations confuses ou contradictoires existantes sur ce sujet, comment arriver à engager et à améliorer votre retour sur investissement ? Cet article vous révèlera les secrets pour avoir une audience impliquée et engagée tout au long de votre évènement.

Qu’est-ce que l’engagement du public ?

Dans le Digital News Project of 2016, Nic Newman, un chercheur de l’institut d’étude du journalisme Reuters, avait prédit que la participation du public deviendrait de plus en plus importante, étant donné que la moitié des personnes interrogées lors de son étude l’avait classée comme leur priorité première.

Mais pourquoi la participation est-elle si importante ?  

Selon une Etude sur les Réunions en Amérique, 91% des hommes et femmes d’affaires ont admis avoir rêvassé durant les réunions et 39% ont même reconnu s’être endormis à un certain moment. Il n’y a aucun retour sur investissement pour votre réunion si les participants ne sont pas attentifs ou même pire…s’ils s’endorment !  

Faire participer votre audience signifie maintenir vos participants intéressés, de manière à ce qu’ils soient motivés pour interagir avec vous. La participation, au minimum, exige une approche en trois points :  

  • Un contenu riche (contenu qui encourage le public à interagir)  
  • Un présentateur/intervenant dynamique
  • Une technologie qui donne envie d’être utilisée

Pour faire en sorte que ces trois points soient engageants, ils doivent constituer un intérêt pour le public, et non dans le seul intérêt du présentateur.

Il existe un quatrième élément souvent oublié concernant la participation du public, faciliter les connexions et les interactions entre les participants. Lorsque les gens sont connectés les uns aux autres, ils sont davantage impliqués dans l’expérience.

Et finalement, savoir choisir le bon moment pour présenter un contenu est aussi un élément essentiel à la participation. Même si vous présentez un contenu captivant, le moment auquel vous le diffusez déterminera sa visibilité. Si vous le postez lorsque la plupart de votre audience est occupée par autre chose, votre contenu ne sera pas optimisé. 

Ces quelques éléments constituent le point de départ pour une stratégie de participation qui aidera vos participants à rester engagés et à contribuer activement à la rétention de l’information. Maintenant passons aux techniques qui vous aideront à exploiter au maximum ces éléments.

13 moyens infaillibles d’engager votre audience et d’acquérir son attention

1.  Informez-vous sur votre audience et adaptez le contenu.

Les activités et le contenu doivent être intéressants aux yeux des participants à la réunion. Il n’y a pas de recette secrète pour l’engagement, cela diffère en fonction du profil de votre public. Bien connaître vos participants vous aidera à créer des opportunités motivantes pour interagir avec eux et à leurs offrir ce qu’ils veulent et ce dont ils ont besoin.

2.  Racontez une histoire. Les histoires captivent l’auditoire.

La compétition pour attirer l’attention étant plus dure que jamais, vous avez besoin d’un atout important, votre capacité à raconter des histoires. Raconter une histoire capturera l’attention de vos participants et augmentera la conservation des informations transmises. A vrai dire, une étude de l’Université de Stanford révéla que des statistiques combinées à des histoires permettent un taux de rétention des informations de 65 à 70%.

3.  Partagez une information riche.

On parle de contenu riche lorsque celui-ci encourage les personnes à interagir, comme par exemple les sondages. Ce genre de contenu augmente l’écoute et les actions des participants. Les réunions ne doivent jamais apparaître comme une diffusion d’information à sens unique. Les outils de collaboration visuelle et les sondages sont de très bonnes solutions pour proposer ce contenu.  

4.  Sollicitez un contenu généré par l’utilisateur.

Un contenu généré par l’utilisateur est, par définition, créé et partagé par votre audience. Un public désengagé ne contribuera jamais à la réunion, de ce fait, une fois que vous avez réussi à capter l’attention, encouragez-le à partager avec vous et le groupe. Cela peut être fait en laissant des commentaires par des outils de collaboration visuelle ou en les invitant à prendre des photos. Ces images peuvent être partagées avec d’autres sur une page dédiée à l’évènement. Le contenu généré par l’utilisateur est inestimable, étant donné qu’il constitue un indicateur de la participation de votre audience. Cela leur donne aussi un sentiment de fierté lorsque les autres accordent de l’importance au contenu qu’ils ont eux-mêmes créé et partagé.

5.  Attirez le public avec votre contenu.

Dans le passé, les présentateurs écrivaient des textes entiers sur leurs diapositives, avec beaucoup d’informations présentées et lues mot pour mot depuis l’écran. Il s’agit là d’une bonne façon d’endormir votre public. De nos jours, avec les outils de collaboration visuelle, vous pouvez révéler les informations progressivement et susciter l’intérêt de votre public. Une présentation constitue aujourd’hui une manière interactive pour maintient le public intéressé et curieux sur le déroulement de la suite. Retrouvez notre webinaire sur le trouble du déficit de l’attention lors de réunions, dans lequel nous vous offrons des conseils pour réaliser des présentations réussies.

6.  Encouragez et facilitez les connexions.

La participation demeure une activité sociale qui offre à vos participants l’opportunité de créer des liens, que ce soit en direct ou en ligne. Avec la fonction de messagerie de ConnexMe, les participants peuvent s’envoyer des messages sans devoir échanger leurs numéros de téléphone ou adresses e-mail.

7.  Expliquez le pourquoi de la réunion.

Expliquez à votre audience le thème que vous présentez et l’intérêt que cela représente pour eux. Les interactions sont importantes, non seulement pour établir des relations professionnelles mais aussi pour établir un contexte favorable à l’apprentissage et à la participation à la réunion.

8.  Utilisez les réseaux sociaux.

Vous avez la possibilité de diffuser en direct vos réunions sur Facebook ou bien encourager l’utilisation de hashtags qui sera relayée sur Twitter et de messages postés durant la réunion. D’un autre côté, si les discussions concernent des informations confidentielles, informez votre public de ne pas divulger le contenu de la réunion. Dans ce cas, vous ne voulez surtout pas compromettre vos secrets professionnels, ni pour autant supprimer toute interaction. Vous pouvez alors utiliser une technologie évènementielle comme ConnexMe, qui permettra à vos participants de s’envoyer des messages et commentaires sur la réunion en interne.

9.  Diffusez vos diapositives en direct sur leur téléphone par le biais d’une application évènementielle.

Parfois, le manque de participation peut venir du fait que vos participants ne sont pas correctement installés. Il n’y a rien de pire que de ne pas pouvoir voir la présentation de la séance. Avec une technologie évènementielle, vous pouvez passer outre une mauvaise place ou un mauvais siège en envoyant les diapositives de la présentation directement sur le téléphone des participants. Ils peuvent alors les voir plus clairement, zoomer sur un détail en particulier et annoter directement le fichier.

10.  Demandez-leur de choisir le contenu.

Commencez votre réunion par un sondage avec différents sujets de discussion et demandez à votre audience ce qui les intéresse le plus. Adaptez ensuite vos discussions à leurs intérêts. Cela fonctionnera mieux avec un PDG expérimenté ou un présentateur avec une flexibilité et une vaste connaissance sur de nombreux sujets.

11. Osez l’originalité.

Une réunion dans un bureau, une présentation trop scolaire ou un programme trop formel risque de ne pas impliquer les personnes de la même manière que dans une atmosphère détendue et confortable. Un atelier d’artistes ou le cadre intime d’un bar peuvent fournir un endroit détendu parfait pour une réunion focalisée sur la créativité et le brainstorming.

12.  Posez la bonne question dès le début pour poser les bases de la participation.

Ensuite écoutez les réponses de vos participants. Utilisez l’interaction pour mettre en valeur la discussion et faire comprendre à votre public que cette réunion les concerne directement et leur sera bénéfique. Ils contribueront alors certainement plus s’ils savent que vous êtes à l’écoute de leurs besoins.

13.  Interrogez les participants après leur séance.

La participation ne s’arrête pas à la fin de la réunion. Continuez la conversation en demandant leurs retours sur l’évènement. Que cela concerne les intervenants, les différentes parties de la réunion ou l’environnement prenez en compte pour améliorer vos prochaines réunions.

Toutefois, les sondages et enquêtes d’opinions ne sont pas les seuls moyens d’évaluer la participation. Après l’évènement, regardez les messages que les participants se sont envoyés. Vous devez vous demander : Quelle partie de la réunion a suscité le plus d’intérêt ? Pour répondre à cette question, vous devriez mesurer votre participation afin d’améliorer votre Retour Sur Investissement.

 

La participation est nécessaire, mais il ne s’agit pas de quelque chose que vous pouvez contrôler directement. Vous devez créer, pour votre réunion, un environnement qui encourage la participation, la facilite et la récompense. Cela peut se faire en utilisant un contenu riche avec lequel les participants auront envie d’interagir, en ayant recours à des intervenants dynamiques et à une technologie adaptée. Vous devrez aussi établir des liens entre les participants et savoir choisir le bon moment pour partager les informations. Cette approche aux multiples facettes vous aidera à vous assurer que les participants sont aussi enthousiastes que vous à propos de la réunion.

 

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