Les conseils de Bpifrance, la Banque publique d’investissement, pour organiser un évènement complexe

Les conseils de Bpifrance, la Banque publique d’investissement, pour organiser un évènement complexe


Bpifrance, la Banque publique d’investissement, a organisé les 25 et 26 Mai derniers un grand évènement visant à soutenir l’entreprenariat en France : Bpifrance Inno Génération. Plus de 36 000 participants ont répondu présents ! Jean-Pierre Dupasquier, Directeur Digital, Médias, Évènements et Animation du Réseau Communication chez Bpifrance, nous explique comment il a géré les invitations et les inscriptions à cet évènement devenu incontournable.

· Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur l’évènement Bpifrance Inno Génération ?

Cet évènement vise à rassembler en un seul et même lieu un maximum d’entrepreneurs français. Nous souhaitons décloisonner le monde de l’entreprenariat en créant un pont entre les patrons des grandes entreprises et ceux des PME. Bpifrance Inno Génération est un évènement complet proposant des interventions de key speakers et des ateliers thématiques pour approfondir des sujets spécifiques. Nous avons également développé une plateforme de gestion de rendez-vous “one-to-one” afin que les entrepreneurs puissent échanger avec les directions des achats de grands groupes et des conseillers Pays connectés en visio depuis l’étranger.

· Vous avez eu plus de 36 000 participants et organisé plus de 50 ateliers. Comment avez-vous géré les invitations et les inscriptions ?

Dès le début de l’organisation de l’évènement, il nous a fallu trouver une plateforme en ligne efficace et complète pour créer un site Internet, gérer les invitations et les inscriptions ainsi que les droits d’accès sur place. On cherchait donc bien plus qu’une simple solution de billetterie ! Pour trouver le bon prestataire j’ai fait appel à mon réseau. Une ancienne collègue, qui travaille désormais pour Orange, m’a parlé d’Evenium et après vérification, nous avons choisi la solution Evenium Facility.

· Que vous a amené la plateforme de gestion des inscriptions en ligne Evenium Facility ?

Avec la plateforme Evenium Facility, nous avons créé facilement un mini site pour présenter l’ambition de notre évènement, le lieu, diffuser du contenu etc. Nous avons également réalisé un nombre d’emailings d’invitation extrêmement important puisque nous proposions plus de 50 ateliers ! Certains étaient ouverts à tous les inscrits, d’autres réservés à certaines catégories d’invités. Nous avons même poussé plus loin la complexité en invitant certaines personnes en priorité – leurs profils nous semblant plus appropriés pour certains ateliers. Evenium Facility c’est la solution la plus solide pour gérer le nombre d’inscrits (plus de 36 000 !) et la complexité de l’évènement !

· Et comment avez-vous géré l’accueil de tous vos invités sur place ?

L’évènement se déroulait à l’Arena Bercy. Les lieux sont très sécurisés, ils ont par exemple un système de contrôle d’accès strict à respecter. Il nous a donc fallu trouver une solution pour trouver une concordance entre le QR code généré par la plateforme, et présent sur les billets des participants, avec la solution utilisée par le lieu. Les équipes Evenium ont développé une solution pour rendre cela possible.

Vous souhaitez en savoir plus sur la solution de gestion des invitations et des inscriptions en ligne Evenium Facility ? Contactez-nous ou connectez-vous à notre site internet