9 formats super créatifs pour rendre votre prochaine réunion encore plus efficace

9 formats super créatifs pour rendre votre prochaine réunion encore plus efficace


Lors de vos séances de réunion, vous voulez que vos participants soient concentrés, inspirés, qu’ils se sentent encouragés à utiliser leur créativité pour participer activement aux discussions. Pour y arriver, il est essentiel de rompre avec la tradition des conférences monotones présentées par quelques intervenants. A la place, sélectionnez et structurez vos réunion selon un format qui encourage tous les participants à s’impliquer dans la conversation.

Vous pouvez retrouver notre webinaire gratuit sur les Nouvelles Technologies pour des réunions percutantes et décisives.

Mais comment faire cela ?

Avec l’utilisation de nouvelles technologies évènementielles et un bon sens créatif.

Voici les 9 idées dont vous pouvez vous inspirer pour vos prochains évènements : 

La façon dont vous structurez le format de vos séances peut contribuer à leur efficacité, leur interactivité et les productivité. Assurez-vous que vos informations captent l’attention de l’audience et ne soient pas simplement transmises passivement.

Les technologies d’Evenium peuvent vous aider à motiver les participants en valorisant l’interactivité et en les engageant tout au long de chaque séance.

Voici quelques formats de réunions créatives et des suggestions techniques pour améliorer l’engagement de vos évènements.

1. Séance « Osez poser vos questions » :

Aussi connue sous le nom de séance « Questions à volonté », le contenu de cette séance est purement basé sur les questions posées par les invités sur un certain sujet. Ce format valorise la participation et rappelle à l’audience que leurs questions sont importantes, et qu‘elles ne méritent pas qu’on les laisse de côté jusqu’à la fin de la séance. Au cours de la réunion, la plupart des participants ont des questions mais certains d’entre eux peuvent hésiter à les poser. Ce genre de séance ouverte encourage l’inspiration, ainsi que le networking et le brainstorming parmi les participants. Si vous parvenez à trouver une façon ludique de poser les questions en utilisant une technologie, vous pourriez être surpris du taux de participation que vous récolterez.

Notre astuce :

Un de nos clients a demandé au public, via l’application ConnexMe, quel sujet de discussion les intéressait le plus. Après avoir voté, les résultats ont été partagés en temps réel ce qui a permis au présentateur d’adapter son discours en fonction de son audience. C’est devenu un programme participatif !

2. La séance Autodirigée :

Ce type de séance est similaire à celle décrite ci-dessus, étant donné que l’agenda est décidé au cours de la séance par les participants, mais ce type de séance est moins basé sur des questions. L’audience décide de ce qu’elle veut apprendre et le présentateur utilise cela comme point de départ. Cela équivaut au genre d’interaction que vous pourriez trouver lors de pauses cafés, moments où sont souvent abordés les sujets les plus importants.

Notre astuce : Suivez ce conseil pour demander des idées de sujets, puis encouragez la participation à la conversation en posant des questions et des commentaires. Via leurs mobiles, les réponses seront retransmises à l’écran afin que tout le monde puisse suivre la discussion.

3. Séance d’exercices selon la Méthode Fishbowl :

Un petit groupe de participants se réunit en cercle, ceux en dehors du cercle écoutent ce dont ils discutent. Lorsque ceux en dehors du cercle veulent apporter leur contribution, ils peuvent prendre la place d’une personne située dans le cercle. 

Notre astuce : Avec une application comme ConnexMe, les organisateurs peuvent fournir aux participants un service de streaming audio en direct. Cela signifie que peu importe où ils se trouvent, ils peuvent continuer à participer à la discussion, même s’ils doivent quitter la pièce un instant.

4. Séance « Café du Monde » :

Les participants se rassemblent en petits groupes de quatre à six personnes et discutent de certains sujets autour d’une table, comme dans un café. Les participants changent de table à leur convenance, avec la possibilité de rester sur les sujets qui les intéressent ou de passer rapidement sur ceux qui les intéressent moins. Dans l’idéal, ce genre de séance requiert un « hôte de table » qui prend des notes sur ce qui a été partagé et qui aide à faire avancer la séance.

Notre astuce : Avec une solution technologique, vous pouvez remplacer la prise de note par un flux de contenu interactif qui permettra aux participants de rattraper les sessions ou discussions qu’ils ont ratées.

5. Séance « Pecha Kucha » :

Pendant cette séance, les participants passent en revue 20 images se succédant chacune toutes les 20 secondes, et font un brainstorming de leurs idées et solutions. Pecha Kucha a été conçu pour que les participants organisent leurs pensées en avance afin d’être préparés durant la séance.  

Notre astuce : Ce format a été conçu pour présenter des œuvres d’art, où les visuels sont plus importants que les discours. Aujourd’hui, il est utilisé pour engager le public. Faites défiler les diapositives de sorte que le présentateur ne dépasse pas les 20 secondes par diapositive.

6. Séance « Journée Notes » :

Les participants constituent d’abord des petites équipes dans leur département respectifs, puis ils sont ensuite rassemblées pour partager leurs idées et discuter des challenges auxquels l’entreprise fait face. Cela permet d’impliquer tout le monde et de motiver les employés puisqu’ils ont l’opportunité de résoudre des problèmes dont ils n’ont généralement pas connaissance. Obtenir un « regard neuf » peut aider dans la résolution de problèmes.

Notre astuce : Assurez-vous que toutes les discussions soient captées au cours de ces réunions interactives. C’est parfois l’élément que vous attendez le moins qui résout votre problème. Un bon moyen de récupérer ces discussions est l’ajout de commentaires sur les diapositives. Non seulement cela permet d’annoter les pensées des participants mais aussi de les retrouver plus tard.

7. Séance « Classe inversée » :

Le matériel d’apprentissage, généralement sous la forme de vidéos, est mis à la disposition des participants avant la séance. En apprenant en avance, les participants sont prêts à discuter du contenu et à engager la discussion avec d’autres participants.

Notre astuce : Les documents peuvent être partagé avec tous les participants en utilisant Evenium ConnexMe. Cela permet aux participants de faire des commentaires sur les diapositives et de s’informer mutuellement de ce qu’ils ont vu. En tant qu’organisateur, vous pouvez analyser le niveau d’interaction ainsi que le nombre de messages et de commentaires envoyés.

8. Séance de Gamification :  

La gamification est une façon ludique et motivante d’encourager la participation. Vous pouvez attribuer des points pour avoir posé des questions, enrichi la discussion, voté, ou toute autre activité que vous voulez encourager. Ces séances favorisent l’interaction, la créativité et la compétition amicale entre les participants.

Notre astuce : Si vous avez plusieurs sessions ou un évènement de plusieurs jours, commencez le classement après chaque session ou chaque jour. De cette façon, il y a plus de chances d’atteindre le haut du tableau. Désignez un gagnant avec des lots à remporter pour motiver les participants.

9. Séance d’apprentissage basé sur l’expérience :

Ces sessions encouragent l’interaction entre les participants à travers des activités mémorables telles que la résolution d’un problème en équipe. Il comble le fossé entre la théorie et la pratique. L’apprentissage expérientiel permet également aux participants de découvrir de nombreuses compétences. Celles-ci peuvent également être utilisées pour réussir dans la vie professionnelle. Il a été prouvé que des expériences immersives aident les participants a encore mieux retenir les informations de la réunion.

Notre astuce : Comme l’apprentissage est l’objectif principal de ce type de réunion, il est important que vous en profitiez pour proposer une expérience interactive solide afin de créer une dynamique de groupe. L’application ConnexMe propose une messagerie privée, des questionnaires pour évaluer la session, et des récapitulatifs peuvent être diffusés pour que personne ne manque un moment de la réunion.

Pourquoi vous avez (vraiment) besoin de plus d’engagement lors de vos réunions

Beaucoup pensent que les organisateurs d’événements s’efforcent d’obtenir le plus grand taux d’engagement, ce qui signifie que le public accorde de l’attention et est satisfait de l’évènement. En passant un temps agréable, ils seront plus susceptibles de vouloir s’impliquer.

L’engagement n’est qu’une partie du succès d’un évènement.

Dans le cas des réunions d’entreprise, ce qui intéressera votre client, c’est la productivité. Si vous éloignez des employés de leurs tâches, il faut que ce soit bénéfique pour eux et pour l’entreprise.

Ce qui compte pour vos supérieurs… les résultats.

Ils veulent que les dépenses liées à l’organisation de réunions profitent au maximum aux personnes présentes. Le divertissement du public peut être la forme la plus visible d’engagement, mais ce n’est pas le seul critère.

 

Réussir à motiver et à impliquer les participants durant une réunion demande un certain niveau de créativité. Il s’agit là de quelque chose qu’ils apprécieront fortement. En structurant vos séances de manière à favoriser l’interaction, ils tireront pleinement profit de vos réunions. Evenium est là pour vous aider en vous proposant sa gamme complète de solutions collaboratives et organisationnelles.