6 étapes pour optimiser votre investissement dans la Technologie Évènementielle

6 étapes pour optimiser votre investissement dans la Technologie Évènementielle


L’ajout d’une technologie adaptée à votre évènement en augmentera son efficacité, captera l’attention du public et favorisera sa participation. Choisir une technologie événementielle innovante vous permettra d’améliorer grandement votre événement, à condition d’en trouver une qui soit adaptée à vos besoins et à ceux de votre audience.

eBook Gratuit : L'ABC de la Technologie Evènementielle : Tout ce que vous devez savoir sur les nouvelles technologies évènementielles

Bien comprendre toutes les options et termes utilisés par les fournisseurs de technologies événementielles peut être difficile. C’est pourquoi nous avons créé pour vous un ebook gratuit. « L’ABC de la Technologie Evénementielle » d’Evenium. Un glossaire rassemblant tous les termes applicables aux technologies accessible au monde de l’évènementiel. Téléchargez votre exemplaire gratuit dès maintenant.

Le choix d’une technologie est également le moment idéal pour examiner votre organisation et éliminer les éléments qui ne fonctionnent pas. Choisir le bon outil technologique concerne aussi bien la technologie en elle-même que le fournisseur avec lequel vous choisirez de travailler. Idéalement, vous désirez une solution  qui vous convienne sur les deux plans, et ce, afin d’obtenir ce qu’il y a de mieux en termes de retour sur investissement dans cet outil. Voici les étapes à suivre pour y parvenir :

 

Étape 1 : Évaluez les avis sur l’App Store

La plupart des gens savent qu’il faut lire les avis sur Apple Store ou Google Play mais ils oublient souvent qu’il n’y a pas que le nombre d’étoiles obtenues qui est important. Beaucoup d’avis font état de certains éléments qui ne dépendent pas de l’application en elle-même, tels que les problèmes liés à l’équipement utilisé ou les problèmes de compatibilité. Recherchez les avis qui parlent d’utilisation et de prise en main. Soyez attentifs aux commentaires spécifiques à l’application. Même si les différents stores sont de plus en plus contrôlés, beaucoup d’avis sur les applications proviennent encore de trolls et de compétiteurs. Plus l’avis est détaillé, plus il y a de chances que l’utilisateur ait vraiment utilisé ladite application.

 

Étape 2 : Recherchez un prix intéressant

Il convient de prendre en considération le prix de base et celui des options ou des extras. Bien comprendre la tarification est important pour calculer la valeur de votre outil. Certaines applications font payer par place achetée ou par utilisateur inscrit. Déterminez si le prix comprend des frais mensuels ou s’il s’agit d’un achat unique. Certaines entreprises affichent un prix mensuel mais demandent au final que le prix total soit payé en une seule fois. Ils divisent le prix en échéances mensuelles pour des raisons budgétaires.

Demandez s’il y a un contrat. Si oui, renseignez-vous sur les frais en cas de résiliation anticipée et autres frais supplémentaires ou sur toute augmentation dont vous devriez être au courant. Est-ce que cette entreprise accepte l’option d’un forfait à la carte ?

En parlant d’options, est-il possible d’obtenir une licence annuelle ou d’avoir une certaine flexibilité pour des évènements ponctuels ? Avec Evenium ConnexMe, vous avez le choix entre les deux.

 

Étape 3 : Focalisez-vous sur une mise en place simple

L’intégration interne, quelle que soit l’application, peut prendre du temps. Assurez-vous que votre équipe soit préparée pour l’implémentation et pour ce que cela signifie en termes d’emploi du temps et d’organisation. Est-ce que votre fournisseur propose une mise en place et une formation ?  Est-ce que cela est compris dans le prix de l’application ou requiert des frais supplémentaires ? La formation se fait-elle sur place, lors de l’événement ou en ligne sur demande ?

Essayez de prévoir exactement comment vos employés et vos participants adopterons cette nouvelle technologie. Votre équipe aura besoin d’être formée à cette solution technologique et si votre fournisseur ne propose pas de formation ou ne fournit pas le matériel d’apprentissage nécessaire, vous aurez besoin d’évaluer votre investissement en temps et en argent que cela vous demandera pour le faire vous-même. Ce genre d’auto-formation n’est pas compliqué dans la plupart des cas, cependant cela demandera des ressources supplémentaires et du temps. Renseignez-vous précisément sur ce que votre fournisseur de solution peut vous offrir.

Même si vous pensez ne pas avoir besoin d’une formation, vous aurez tout de même certaines personnes qui en auront besoin pour être totalement à l’aise. Prenez toujours en compte le besoin d’une formation mais préférez une utilisation simple et intuitive.

 

Étape 4 : Donnez la priorité à une utilisation simple

La mise en place de la solution sera votre premier défi car les équipes sont souvent hésitantes à adopter un nouvel outil, mais une fois qu’ils auront réalisé à quel point il peut les aider, ils changeront d’avis. Il sera peut-être plus difficile de convaincre vos participants. C’est la raison pour laquelle vous voulez vous assurer que la technologie événementielle que vous choisissez est simple d’utilisation à la fois pour vos équipes mais aussi pour vos participants. Vous avez besoin de quelque chose que chaque participant peut télécharger et commencer à utiliser aussitôt. Vous voulez peu, voire pas du tout, de période de prise en main (mais comme mentionné ci-dessus, vous aurez toujours quelques personnes qui auront besoin d’un peu d’aide). S’il y a une formation, assurez-vous d’avoir suffisamment de matériel à disposition et, si possible, quelqu’un sur place pour les aider et leur montrer les possibilités qu’offre votre outil.

En plus d’être facile à utiliser, vous voulez que vos participants l’adoptent totalement et l’utilise naturellement. Cherchez des fonctionnalités qui inciteront les participants à s’impliquer avec la technologie. Par exemple, les participants de ConnexMe deviennent actifs en créant leur propre contenu. Ils peuvent prendre des notes directement sur la diapositive sans quitter la présentation et ils peuvent zoomer sur le contenu pour mieux voir les points intéressants. Les présentateurs et les organisateurs de l’événement peuvent lancer des sondages directement à partir de l’application et les résultats sont donnés à l’audience en temps réel.  

Lancez un sondage en direct, pendant la présentation

Étape 5 : Vérifiez la compatibilité

Il y a de fortes chances que vous et vos participants utilisiez différents types de technologies. Vérifiez bien, avec le fournisseur de l’outil, les systèmes avec lesquels elle fonctionne et surtout ceux avec lesquels elle ne fonctionne pas.

S’assurer de sa compatibilité vous aidera également à optimiser les opérations et les expériences des utilisateurs. Il est préférable d’utiliser une application événementielle qui prendra en charge tous les besoins de vos participants plutôt que de leur demander de télécharger plusieurs applications différentes. Par exemple, avec ConnexMe TV, vous pouvez facilement afficher certaines fonctionnalités de l’application directement sur le grand écran, sans avoir besoin d’équipement supplémentaire.

C’est aussi le moment idéal pour penser à réduire vos coûts en éliminant certains éléments qui peuvent être remplacés par votre outil technologique. Avec Evenium ConnexMe, vous pouvez éviter les locations onéreuses d’équipements audiovisuels au profit d’une expérience visuelle bien plus personnelle et innovante. ConnexMe transforme les smartphones des participants en véritables outils de collaboration à partir lesquels les participants peuvent interagir avec la présentation par le biais de sondage, de commentaire et d’autres fonctionnalités.  

 

Étape 6 : Étude des fonctionnalités et résolution des problèmes

Comme vous avez déjà vérifié l’aspect compatibilité, vous avez probablement aussi commencé à vous intéresser aux différentes fonctionnalités proposées par l’outil. Mais ne vous arrêtez pas à cette simple liste des possibilités qu’offre le produit, essayez de voir au delà. Souvent, votre fournisseur aura déjà une idée de comment ses fonctionnalités vous aideront à résoudre vos problématiques lors de votre évènement. Par exemple, vous recherchez peut-être davantage de participation lors de vos événements mais vous ne savez pas comment y parvenir.

Si vous lisez simplement la liste des fonctionnalités, vous passerez peut-être à côté de ce que vous cherchez. Essayez plutôt d’avoir une discussion ouverte avec votre fournisseur à propos de vos besoins. Prenons l’exemple de la volonté d’encourager la participation, peut-être que votre fournisseur vous parlera alors des capacités de networking intégrées dans l’application, des possibilités de faire des sondages en direct, de l’option de poser des questions de façon anonyme ou autres qui encouragerait la participation.

 

Si vous organisez plusieurs événements au cours de l’année, parlez de vos besoins à votre fournisseur. Est-ce que ces événements impliquent la même audience ou sont-ils complètement différents ? Le fait de partager cette information avec votre fournisseur potentiel peut l’aider à mieux comprendre vos besoins en termes d’événement unique ou d’événements multiples. Cela peut également vous aider à obtenir un meilleur prix en négociant sur plusieurs évènements.

Comment savoir si votre fournisseur est “le bon”

En plus des 6 étapes ci-dessus, vous devez trouver un fournisseur de technologie événementielle qui pourra évoluer avec vous et se transformer en partenaire. Voici comment vous saurez que vous avez trouvé “le bon” :

 

  • Il veut en savoir plus sur votre événement et sur votre préparation d’événement. S’ils ne comprennent pas votre marché, ils ne peuvent pas vous fournir les solutions adaptées à vos besoins.  
  • Il est prêt à vous aider. Un fournisseur doit comprendre vos besoins en posant les bonnes questions. Il cherche des solutions pour vous et pour votre événement et il prend le temps de vous expliquer les différentes options.
  • Il pense à votre réussite. Un bon fournisseur vous demande quelle direction vous voulez prendre et comment vous envisagez votre croissance dans un futur proche. Il peut vous faire des suggestions basées sur vos idées et sur ses expériences avec d’autres clients.
  • Il comprend votre industrie et ses challenges, il sait quelle technologie y est actuellement utilisée, et vous donne des idées sur comment vous pouvez satisfaire au mieux votre audience.
  • Il vous fait part de ses suggestions et connaît les bonnes pratiques à adopter pour faire la transition entre votre technologie actuelle et la sienne.
  • Il possède une procédure de mise en place et un programme de formation. Un bon fournisseur communique et définit clairement les attentes de ses clients. Il a déjà pris en charge un grand nombre de nouveaux clients donc il devrait savoir à quoi s’attendre et devrait être capable de vous l’expliquer.
  • Ses clients actuels sont satisfaits. Vous ne devriez pas tant vous soucier des problèmes mais plutôt des solutions proposées. Un bon fournisseur est focalisé sur le client. De ce fait, il devrait être prêt à vous fournir des références et à vous mettre en contact avec d’autres utilisateurs.

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  • Son image sur les réseaux sociaux est positive. Encore une fois, il se peut que certaines personnes reçoivent de mauvais avis occasionnellement, mais la plupart de vos recherches devrait vous diriger vers quelqu’un qui est apprécié de ses utilisateurs en général. Effectuez quelques recherches rapides et vérifiez que leur réputation sur les réseaux sociaux correspond aux témoignages affichés sur leur site internet.

 

Conclusion

Le prix ne devrait jamais constituer le seul facteur dans le choix d’une solution de technologie événementielle. Vous avez besoin d’un outil qui ajoutera de la valeur à votre évènement. La valeur demande que le prix soit évalué en fonction du temps d’apprentissage, de l’adoption et la compatibilité avec ce que vous utilisez actuellement. Cette technologie ne sera pas avantageuse s’il existe des divergences entre ces éléments, même si elle est à un prix intéressant.

 

Chez Evenium, nous sommes à l’écoute des besoins de nos clients et nous proposons des solutions qui leur conviennent. Nous savons que la participation et l’engagement font partie des principales priorités et notre solution est, entre autres, agréable à utiliser. Nos clients obtiennent souvent un taux d’adoption de 100% de la part des participants. Peu de fournisseur de technologie événementielle atteigne ce taux de réussite. Nous travaillerons avec vous pour vous garantir une entière satisfaction dans votre choix de la meilleure solution, et même plus encore – pour garantir la satisfaction de vos participants. Apprenez-en davantage sur ConnexMe et sur la façon dont votre audience expérimentera un tout nouveau niveau d’interaction et d’activité.