Donner du sens aux évènements : les conseils de Vincent Hellet, Président du groupe IRIS production

Donner du sens aux évènements : les conseils de Vincent Hellet, Président du groupe IRIS production


Depuis plus de 25 ans, le groupe IRIS production, spécialisé dans la communication événementielle, a développé des savoir-faire multiples pour répondre aux attentes de ses clients – conseil, prestations vidéo, coaching des intervenants etc. L’agence s’attache notamment à proposer des outils innovants tels que l’application Evenium ConnexMe. Vincent Hellet, Président du Groupe vous fait part de son expérience.

Les évènements évoluent et prennent du sens.

J’ai créé IRIS production il y a bientôt 30 ans. Je suis le Président du Groupe et je m’occupe, en autre, de la partie conseil, l’écriture et le coaching des intervenants. Nos clients viennent de secteurs variés – Grande distribution, aéronautique etc. – même si nous avons une grande expertise dans l’industrie pharmaceutique. Au début de ma carrière, les évènements devaient être fastueux pour retranscrire la bonne santé d’une entreprise. Maintenant les évènements sont davantage porteurs de valeurs, les organisateurs souhaitent créer du lien entre les participants.

Une constante : appuyer les messages de fond de l’événement.

Chez IRIS production, notre volonté est de donner du sens et du fond au contenu événementiel. Nos clients ne viennent pas nous voir parce qu’ils souhaitent organiser un grand show technique extraordinaire mais ils recherchent notre savoir-faire en matière de conseil et d’optimisation événementielle pour rendre leurs messages percutants.

Proposer le meilleur des nouvelles technologies pour servir le fond.

L’une de nos plus fortes valeurs ajoutées c’est de partir d’un brief client assez neutre et de pouvoir écrire les interventions, organiser le séminaire. Dans 80% des cas on intervient dans l’écriture de la plénière.
Nous proposons également des outils événementiels pour appuyer les messages de notre client. Pour cela, nous effectuons une veille technologique importante. On s’informe sur les nouveautés du secteur et on les teste avant de les proposer à nos clients. Nous ne cherchons pas à intégrer à tout prix de nouvelles solutions dans les évènements, nous réfléchissons à comment servir au mieux le contenu. Si ce dernier peut être mis en valeur grâce à un nouvel outil alors nous le recommandons à nos clients et nous gérons sa mise en place et l’optimisation de son utilisation.

ConnexMe : un outil efficace pour rendre les messages percutants.

C’est lors d’une veille technologique que l’on a découvert l’application d’interaction et de networking Evenium ConnexMe. Nous avons également testé d’autres applications concurrentes mais ConnexMe a su faire la différence grâce à son adaptabilité et à l’étendue de ses fonctionnalités. L’appli est un “couteau suisse”, il y a plein de possibilités d’utilisation lorsque l’on connaît bien l’outil !
Quand on présente ConnexMe à un client, on ne lui fait pas un démonstration produit mais on lui montre comment l’application peut servir son contenu et optimiser la diffusion de ses messages clés.

Je me rappelle de l’un de nos clients qui organisait un séminaire pour ancrer ses collaborateurs dans le futur de l’entreprise. L’ensemble des participants avait été équipé d’outils digitaux car la direction souhaitait les pousser vers le numérique malgré quelques réticences en interne. Dans le cahier des charges de l’évènement, notre client précisait qu’il souhaitait tout à la fois créer un réseau, une communauté et pousser la notion de digitalisation. Nous lui avons donc proposé un évènement totalement digitalisé : 0 papier sur le séminaire (les invitations étaient seulement sous format numérique, l’agenda proposé via l’application etc.). ConnexMe s’adapte parfaitement à ce type d’évènement où l’on recherche à projeter les collaborateurs dans le futur et à créer un lien entre eux.

ConnexMe est un outil qui permet de tout digitaliser et de construire un réseau communautaire.

L’application ConnexMe est un outil à la fois sérieux et ludique. Elle est très utile pour créer du lien entre les participants de manière divertissante. Par exemple, pour l’un de nos clients nous avons utilisé ConnexMe pour créer un jeu “Tic et Tac” qui avait pour but d’amener les collaborateurs de l’entreprise à se rencontrer. Le concept était simple : en amont de l’évènement nous avons créé des binômes et demandait aux participants de retrouver qui composait le leur. Pour cela chaque invité bénéficiait de trois indices personnels donnés par son binôme lors de son inscription à l’évènement (ex : je cours vite, je suis toujours bronzé etc.).

En Avril dernier nous avons utilisé ConnexMe sur un séminaire que nous organisions. A la fin de celui-ci, la Directrice Générale de l’entreprise a indiqué aux participants que ConnexMe restait accessible même après la fin de l’évènement. Elle a incité les invités à continuer à s’y connecter pour faire perdurer le lien créé entre eux durant l’évènement. Pour cela elle leur a suggéré d’utiliser ConnexMe pour partager des bons plans personnels avec les autres collaborateurs. On s’aperçoit que cela fonctionne bien. Un collaborateur a ainsi demandé qui se rendait à un congrès à l’étranger auquel il assistait. Des collaborateurs ont répondu et tout ce petit monde s’est arrangé pour faire le trajet ensemble. Cet exemple illustre parfaitement comment ConnexMe permet de bâtir un réseau social de l’évènement et, au-delà, au sein de l’entreprise.

Un outil efficace pour animer et informer.

Lorsque nous bénéficions de l’application ConnexMe sur un évènement, nous utilisons la fonctionnalité d’envoi de notifications push pour partager les informations pratiques avec les invités, comme la reprise prochaine d’un atelier par exemple. Nous essayons de rendre ces messages les plus ludiques possible afin qu’ils soient bien accueillis par nos clients. Par exemple, nous avons organisé un séminaire chez Disneyland pour l’un de nos clients, on a utilisé les personnages Disney pour faire passer les messages aux participants. Ainsi c’est la belle au bois dormant qui souhaitait bonne nuit aux invités et leur rappelait l’heure du premier rendez-vous du lendemain main. En gros, avec les notifications de ConnexMe on diffuse des informations sérieuses aux invités mais on peut accorder le ton avec celui du séminaire.

Faire participer les invités : un moyen efficace de les engager.

On propose également souvent aux participants de partager leurs commentaires via l’application. Le but peut être très différent selon les évènements.
Parfois on veut promouvoir l’esprit de groupe et les commentaires sont un moyen de participation ludique. Pour les encourager dans ce sens, nous demandons au top management d’amorcer la discussion dans l’application de manière informelle.
Dans d’autres évènements, on invite les participants à poster des commentaires pour faire avancer le débat sur des sujets très sérieux voir conflictuels. Pour cela on va leur demander de poster une critique constructive sur ce qui vient d’être dit.

Construisez le mot de la fin de l’événement avec les invités.

Quand on souhaite terminer un séminaire, la conclusion est toujours compliquée. La plupart du temps, on récapitule les messages clés, c’est souvent lourd et redondant. Avec ConnexMe, on peut animer le discours de clôture, montrer tous les échanges de l’évènement, et même demander à l’auditoire d’écrire ensemble le mot de la fin. C’est facile, on leur pose une question telle que “En un mot, comment voyez-vous l’avenir de l’entreprise dans 5 ans ?” et on affiche les résultats à l’écran sous forme de nuage de mots. On est alors dans le participatif, on montre aux invités que l’on écrit l’histoire ensemble, cela rend les messages beaucoup plus percutants !