Lorsque vous organisez une session de formation médicale, l’accent doit être mis sur l’interaction parmi les participants et les possibilités de collaborer visuellement, tout particulièrement lorsque votre audience se compose de médecins. Les professionnels du monde médical sont habituées à apprendre sur le terrain, ce sont des personnes d’actions. Proposer une présentation classique avec un speaker face à un public de médecins n’est pas très engageant.
Les séminaires non interactifs sont bons pour un simple partage d’informations, mais si vous voulez une conservation de l’information, l’aspect visuel sera votre meilleur ami.
Voici 10 astuces qui vous aideront à utiliser la technologie efficacement, afin de garantir que votre session de formation réponde aux besoins et aux méthodes d’apprentissage spécifiques aux médecins.
En tant qu’organisateur d’événements travaillant dans ce milieu, vous devez vous concentrer sur les activités qui contribueront à la formation et qui crée un environnement collaboratif, à la fois pendant la session, et en dehors. Les activités que nous proposons comprennent :
- Brainstorming
- Questions-Réponses
- Quizz en groupe
- Exercices
- Travail en partenariat ou en binôme
- Jeux
Les principales attentes pour les conférences de médecins
L’industrie médicale a connu quelques changements législatifs avec les mises à jour de la MedTech Europe par exemple. Cela peut avoir affecté votre capacité à faire intervenir des conférenciers ou des sponsors, cependant le nombre de participants aux conférences médicales reste élevé.
Voici ce qu’attendent les professionnels du milieu médical lorsqu’il se rendent à une conférence :
- Se tenir informé des dernières nouveautés : un nouveau médicament qui augmente l’espérance de vie, de nouvelles façons d’établir un diagnostic, de nouvelles données disponibles pour adapter un traitement…
- Pour apprendre : Grâce à des quizz qui leur permettront de tester leur savoir-faire. Les médecins ont l’obligation d’apprendre continuellement pour rester aux faits de leur domaine.
- Présenter leurs propres travaux et recherches pour en informer les autres médecins : “mon équipe a découvert telle chose dans tel domaine”.
- Retrouver leurs collègues qui font tous face aux mêmes défis et échanger sur des sujets précis.
Quelques notes sur l’organisation de réunions pour les professionnels de la santé
S’il s’agit de votre première réunion ou conférence médicale, il est important de bien comprendre quelques-uns des détails qui différencient ce groupe des autres participants. Vous devrez :
Organiser votre séance de formation bien à l’avance.
Les médecins sont des personnes très occupées, vous voulez donc créer et concevoir l’événement en avance tout en fournissant aux participants les documents importants afin qu’ils aient le temps de les lire attentivement avant la formation.
Si votre conférence médicale est organisée par une entreprise pharmaceutique, vous gagnerez du temps et vous éviterez les difficultés administratives en envoyant les invitations par le biais d’une plateforme conforme aux exigences du Décret Sunshine Act et du code EFPIA. Sélectionnez une technologie qui inclut l’option de créer des rapports financiers afin de simplifier vos opérations et de vous aider à respecter les règlements gouvernementaux.
Vous souvenir que les médecins ont l’obligation de se former continuellement.
Si votre séance de formation couvre certains de ces modules crédités, assurez-vous de l’indiquer sur vos supports commerciaux et d’expliquer comment ils pourront être crédités pour leur participation.
Vous concentrer sur les besoins de votre audience.
Faites-en sorte que votre session soit aussi personnalisée que possible. S’ils utilisent des acronymes spécifiques, soyez sûr de bien les connaître et de les utiliser correctement. Désignez-les participants par leur titre. Adaptez-vous à leur langage et répondez à leurs préoccupations.
Prendre en compte les changements de la MedTech Europe
Le nouveau Code d’Éthique Professionnelle de MedTech Europe établit des règles précises sur l’interaction et les relations entre les professionnels de la santé et les organisations. Il y a d’importants changements à prendre en compte, et dont le but est de créer plus de transparence dans le financement de la formation médicale et le respect du système de vérification des conférences (Conference Vetting System). Certaines de ces règles sont les suivantes :
- Toutes les réunions doivent être vérifiées et approuvées par le système de vérification des conférences de la MedTech Europe.
- Seules les réunions utilisant ce système auront le droit de recevoir des financements/ subventions à caractère éducatif de la part des sociétés membres de la MedTech Europe.
- Les paiements des frais de déplacement et de participation doivent désormais se faire uniquement par le biais de subventions à caractère éducatif.
Nos idées pour captiver votre audience médicale
Sélectionnez un format adapté à votre audience
Les médecins ont beaucoup de demande de formations et de conférences. Un lieu bien choisi pèsera dans la balance et permettra de toucher une audience plus large et un nombre d’inscrits plus élevé. Choisissez une salle de réunion qui répond aux besoins des médecins. De nombreux organisateurs d’évènements sur plusieurs jours optent pour des lieux de villégiature, car ils permettent aux médecins d’emmener leur famille et de combiner le travail et le plaisir.
Cependant, il est important de noter que le MedTech Europe exigent que les centres de villégiature de luxe, les hôtels, les dîners et autres lieux de réception respectent leurs nouvelles normes éthiques. Ils ont également cessé de couvrir les frais de voyage, d’hébergement, les honoraires et autres dépenses personnelles des non-enseignants et des non-auteurs. Maintenant, cela est traité par des subventions à l’éducation pour les sociétés médicales, les hôpitaux ou d’autres organisations tierces.
À la lumière de ces changements, vous pourriez envisager une séance de formation virtuelle. Encore une fois, étant donné que les crédits de formation sont importants pour le maintien d’un statut de médecin, leur donner l’occasion de participer à votre session sans le faire se déplacer sera une bonne chose pour son succès.
Ne pas brasser du vent
Certains organisateurs de conférences moins expérimentés jugent les présentateurs uniquement sur leurs qualifications ou leurs recherches et, bien qu’ils soient extrêmement importants, il faut aussi qu’ils aient une certaine capacité à retenir l’attention du public. Vous ne voulez pas de diapositives simplement lues au mot pour mot face à la foule. Ce type de présentation est plus qu’ennuyeux (à moins que les résultats ne soient extraordinaires, mais bon, ce n’est tout de même pas très motivant…) et peut être accompli par d’autres moyens à travers des supports de lecture, de livres audio et de podcasts.
Si vous avez un présentateur qui a un profil plus orienté chercheur qu’animateur (et c’est souvent le cas), cherchez des formats de session susceptibles de retenir l’attention du public. Par exemple, laissez-les présenter leurs résultats, orientez ensuite votre discours en vous basant sur ces résultats.
Utiliser une Heat Map
Il existe plusieurs méthodes d’apprentissage et en utiliser plusieurs types rendra vos sessions plus impactantes et plus captivantes. Utiliser des méthodes d’enseignement favorise l’apprentissage et la collaboration tactile, auditive, visuelle et participative. Cherchez des moyens d’engager votre public afin qu’il puisse absorber pleinement le contenu de la formation.
Les fonctionnalités techniques telles que les Heat Maps (cartes thermiques) peuvent être utilisées pour appuyer des exercices car elles sont visuellement attrayantes. Vous pouvez également utiliser des Heat Maps comme brise-glace pour commencer la séance, en posant des questions et en montrant aux participants les réponses de la salle.
Utilisez une solution qui rend la collaboration plus visuelle
Utilisez une application comme ConnexMe qui développe l’interaction de groupe grâce à la prise de notes, aux commentaires, au brainstorming et en posant des questions directement sur les diapositives. De cette façon tout le monde est intégré dans la discussion. Que les notes soient partagées publiquement ou simplement en privé, l’action de prendre des notes améliore la rétention de l’information. Cela est particulièrement vrai pour notre application, car elle permet aux utilisateurs dessiner sur la diapositive.
Motivez le groupe à travers des sondages et des tests
Les quizz de groupe sont plus agréables lorsque les participants peuvent voir les réponses des autres. Pensez donc à partager les résultats du sondage avec le public en temps réel. Utilisez des sondages ou des quiz pour analyser les connaissances du public avant le début des sessions et les comparer à ce qu’ils ont appris à la fin.
Vous pouvez également utiliser des sondages pour choisir comment orienter le cours ou proposer des domaines de discussion.
Aidez-les à travailler ensemble
Utiliser la Collaboration Visuelle permet d’envoyer des messages publics ou privés lors des sessions. C’est une façon de se souvenir des échanges et des interrogations que l’on a eu pendant l’évènement. Tout est enregistré, apprécié et vécu en temps réel. Aucune opportunité ne sera perdu à cause de la distance. Vous pouvez même utiliser cet outil pour inviter les participants à se rencontrer une fois la session terminée.
Enfin, la technologie vous permet également de vous amuser. Proposez des jeux-questionnaires, des sondages d’audience et révélez les résultats au fur et à mesure dans le but de préserver l’énergie et l’engagement de vos participants.
Les médecins sont des gens intelligents qui s’ennuient facilement. Stimuler leur cerveau grâce à de multiples méthodes d’apprentissage engageante permettra à votre séance d’être beaucoup plus efficace et stimulante.
Laissez-les collaborer de n’importe où
Il est essentiel que les médecins collaborent sur tout ce qu’ils font, alors assurez-vous que votre formation favorise cette collaboration en fournissant les bons outils et la bonne plateforme. S’ils ont besoin de quitter un moment la salle, assurez-vous d’utiliser une technologie qui leur permet de suivre même à distance. C’est également très utile pour suivre plusieurs séances en même temps, s’il ne peuvent participer à toutes.
Faites-les participer en ajoutant leurs notes aux diapositives grâce à leurs téléphones.
Cet outil les aidera également à rester en contact après l’évènement, ce qui peut être crucial pour la recherche collaborative future, une publication ou un échange de connaissances.
Donnez aux médecins l’opportunité de se connecter en dehors de la formation
Au-delà de la collaboration et de l’engagement au cours de votre formation, assurez-vous de proposer des moments dédiés au networking. Souvent, les médecins échangent des idées et sont capables de discuter de problèmes médicaux à travers ces moments de temps libre.
Les médecins considèrent ce type d’apprentissage hors session comme le plus précieux de la conférence. Créer des occasions d’échanger en organisant des cocktails informels, des pauses-collations ou des moments de détente les encourage à se réunir entre les sessions.
Créez une communauté avant la conférence
Assurez-vous que les participants à la formation aient accès à leur agenda et à tous les documents, graphiques et vidéos via votre site Web dédié avant les sessions. Améliorez les opportunités d’apprentissage avec des ressources supplémentaires et organisez des groupes de discussion dont vos présentateurs peuvent faire partie. Créer un environnement communautaire avant la conférence ou la session de formation peut encourager l’échange entre les participants. Vos séances seront donc mieux ciblées et mieux orientées. C’est un moyen de se distinguer des autres conférences médicales.
Accordez du temps libre à vos participants
Les sessions de formation peuvent être intenses physiquement et moralement. Vous devez donc prévoir suffisamment de temps pour les pauses, les repas et les collations, ainsi que du temps attribué à la décompression. Pour des conférences de plusieurs jours, vous pouvez organiser des activités «hors campus», des visites touristiques ou même une activité de bénévolat. Ces activités annexes peuvent rendre la participation à la conférence encore plus attrayante, en combinant le travail et les loisirs, ou la possibilité de donner quelque chose en retour.
Certains organisateurs d’événements confondent les sessions en petits groupes avec les pauses. Les séances en petits groupes sont conçues pour offrir un apprentissage et une interaction supplémentaires en comité réduit, ce qui n’est pas la même chose que de prendre un café et une pâtisserie. Assurez-vous de permettre ces deux types de «soulagement» entre les séances plénières.
Beaucoup de changements sont attendus sur les aspects administratifs et financiers de la formation et des réunions des médecins. Si vous pouvez trouver une technologie évènementielle améliorant à la fois l’engagement des participants et les résultats de votre réunion, vous aurez moins à vous en soucier.
L’application ConnexMe vous aidera à tirer le meilleur parti de vos sessions de formation ou vos conférences du milieu médical. Avec elle, vous avez la possibilité de planifier chaque étape de votre conférence médicale pour vous assurer qu’elle sera la meilleure possible tout en respectant les normes éthiques et les codes de conduite de la MedTech. Découvrez comment les solutions d’Evenium peuvent répondre à tous vos besoins en matière d’organisation et de reporting, ainsi qu’améliorer l’apprentissage et le développement professionnel de vos participants.
